Wat hoort er in de dagomzet?
Of een kassasysteem verplicht is, is een andere vraag dan hoe je de dag dichtdoet. Sluit de dag op een vast moment, niet als het rustig is. De afsluiting laat zien wat er die dienst is verkocht, gesplitst naar contant, pin en andere betaalwijzen, en wat er aan correcties op zit. Tel daarna de lade. Het verschil tussen het contante bedrag volgens de kassa en het bedrag in de lade is een kasverschil, geen afronding die je wegwuift. Schrijf het op, ook als het klein is. Een reeks kleine verschillen is precies wat een controle later opvalt.
Pin hoort naast contant, niet in een aparte map van de terminal. De kassa en de betaalprovider moeten naar hetzelfde bedrag toe te rekenen zijn. Een koppeling zoals Viva.com haalt die kaartstroom dichter bij de kassa. Ook zonder die koppeling leg je het pinoverschot of het rapport van de terminal bij de dagafsluiting. Online betalingen en betalingen op een zuil horen in dezelfde vergelijking, anders zoek je een gat dat helemaal niet in de lade zit.
Correcties verdienen een eigen regel. Een gerecht dat terugkomt, een rekening die je splitst en daarna aanpast, een medewerker die een verkeerde prijs intoetst: de oorspronkelijke regel en de correctie blijven allebei zichtbaar. Weggooien "om de omzet netjes te maken" maakt de omzet juist oncontroleerbaar. De desktopkassa is bruikbaar voor de fiscus naarmate die geschiedenis blijft staan tot de afsluiting, en daarna in de bewaarde gegevens.
Wat valt onder de bewaarplicht van zeven jaar?
De hoofdregel van de Belastingdienst is zeven jaar. Basisgegevens, onder meer het grootboek en de in- en verkoopadministratie, blijven sowieso zo lang staan. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar. Voor de kassa van een horecazaak betekent de hoofdregel: dagafsluitingen, omzet per betaalwijze, btw-totalen en de onderliggende verkopen van die jaren. De bewaartermijnen beginnen te lopen wanneer een gegeven niet meer actueel is. Een afsluiting van een dienst is daarna archief, geen lopend stuk.
Gebruik je een geautomatiseerde kassa, dan zijn de detailregels in beginsel van belang. Ze laten zien of het geld klopt met wat er de deur uit ging. Een systeem dat na een jaar overschrijft omdat de schijf vol is, levert bij een controle een gat op, ook al was de aanschaf van de kassa nooit verplicht. Bewaar een export die je zonder de leverancier kunt openen. Test dat een keer. Een bestand dat alleen de oude software nog leest, is geen archief.
Kortere termijnen kun je soms schriftelijk afspreken voor gegevens die geen basisgegeven zijn. Ga er niet vanuit dat de verkoopadministratie of de dagstaten daar vanzelf onder vallen. En bewaar niet alleen de mooie totalen: de correcties en de kasverschillen horen erbij, omdat die uitleggen waarom de lade en de kassa niet altijd samenvielen. Wie dit wil nalopen op de eigen zaak, kan dat in een gesprek over de inrichting doen. De aangifte zelf blijft werk voor jou en je boekhouder.
Hoe zet je btw op eten, drinken en alcohol?
De kassa rekent alleen het tarief dat jij op het product zet. In de horeca vallen eten en niet-alcoholische dranken doorgaans onder het verlaagde tarief van 9 procent. Alcoholhoudende dranken vallen onder het algemene tarief van 21 procent. Bier en biermengsels met meer dan 0,5 procent alcohol, en andere dranken met meer dan 1,2 procent alcohol, horen op dat hoge tarief. Alcoholarm bier tot en met 0,5 procent valt onder het lage tarief. De Belastingdienst over het btw-tarief van dranken is de plek om een twijfelgeval na te kijken, niet het geheugen van de drukste zaterdag.
Mixdranken zijn een bekende fout in de kaart. Bied je de onderdelen ook los aan, en is de prijs van de mix gelijk aan de som van die losse prijzen, dan mag je de alcohol op 21 procent en het alcoholvrije deel op 9 procent zetten. Zo niet, dan geldt 21 procent voor de hele mix, tenzij het geheel op of onder 1,2 procent alcohol blijft. Een "cocktail" als één artikel op het hoge tarief is vaak de eerlijke inrichting. Een gemiddeld tarief op de hele kaart is dat niet.
Logies, cadeaubonnen en andere posten die geen gerecht zijn, hebben hun eigen tariefvraag. Zet die niet klakkeloos op het tarief van het eten. Controleer ze bij de Belastingdienst voordat ze in de kassa staan. Een verkeerd tarief op een veelverkocht product telt elke dienst opnieuw op, en de bewaarplicht zorgt dat die fout zeven jaar zichtbaar blijft. Liever een uur inrichten dan een correctie over oude jaren.
