Is een kassasysteem in Nederland wettelijk verplicht?
Nee. De Belastingdienst vraagt om een administratie die volledig genoeg is om je aangifte te controleren, niet om een bepaald kassasysteem. Kasadministratie, in- en verkoop, facturen, bankafschriften en de gegevens op je kassabon horen daarbij, of je die nu met de hand bijhoudt of in software. Ontbreekt die samenhang, dan mag de inspecteur de omzet zelf schatten. Jij moet daarna aantonen dat die schatting niet klopt. Dat heet omkering van de bewijslast, en het is de situatie die je wilt vermijden, los van de vraag of er een scherm op de toog staat.
In België ligt dit anders. Exploitanten van een zaak waar maaltijden ter plaatse worden genuttigd, en traiteurs die cateringdiensten verrichten, moeten een geregistreerd kassasysteem gebruiken zodra de jaaromzet uit die restaurant- en cateringdiensten boven 25.000 euro uitkomt. Dat bedrag is exclusief btw. Het verschaffen van dranken telt niet mee, en meeneemmaaltijden evenmin. Het systeem is gecertificeerd en hoort bij de controle van de FOD Financiën. De Belgische regels voor die witte kassa gelden niet voor een zaak in Amsterdam, Eindhoven of Groningen. Wie een Nederlandse plicht verzint met een ingangsjaar of een percentage gecontroleerde zaken, haalt twee landen door elkaar. Verwar dit ook niet met de factuurplicht. Aan een andere ondernemer moet je in veel gevallen een factuur uitreiken. Aan een gast in de zaak is een kassabon gebruikelijk en vaak verstandig, maar dat is iets anders dan een wettelijk voorgeschreven gecertificeerd kasticket. De bon helpt de administratie. Hij maakt het apparaat niet verplicht. Wie contant geld aanneemt, heeft extra reden om elke ontvangst meteen vast te leggen, omdat er later geen bankafschrift is dat het gat dicht.
Hoe lang moet je de kassa-administratie bewaren?
De hoofdregel is zeven jaar. Basisgegevens, zoals het grootboek, de in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie, blijven sowieso zeven jaar staan. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar, en voor sommige internationale btw-regelingen geldt ook een langere termijn. Voor de dagelijkse kassacijfers van een horecazaak is zeven jaar het uitgangspunt. De bewaartermijnen van de Belastingdienst beginnen pas te lopen wanneer een gegeven niet meer actueel is. Een dagafsluiting is na de dienst meestal geen lopend stuk meer: die hoort bij het jaar waarin je hem maakte, en je bewaart hem de volle termijn.
Gebruik je wel een kassa, dan horen de transactiegegevens in beginsel bij wat je bewaart. Ze laten zien of de omzet in geld aansluit op wat er is verkocht. Alleen als je administratie op een andere manier dezelfde controle binnen redelijke tijd mogelijk maakt, weegt dat detail minder zwaar. Een systeem dat bonnen laat verdwijnen, of waarin iemand een regel wist zonder spoor, maakt die controle moeilijker. Opslag is onderdeel van de keuze, niet een latere bijzaak. Hoe je de dagomzet praktisch vastlegt, staat in het stuk over de fiscale administratie van de kassa. Kortere termijnen kun je soms schriftelijk afspreken voor gegevens die geen basisgegeven zijn. Reken er niet op dat de verkoopadministratie daar vanzelf onder valt. Bewaar daarom niet alleen het dagtotaal. De dagafsluiting, de omzet per betaalwijze, de btw per tarief en, als je een kassa gebruikt, de onderliggende verkopen horen bij het dossier van dat jaar. Een desktopkassa die dit in het systeem houdt, voorkomt dat je na een paar jaar nog een doos thermisch papier moet kunnen lezen. Papier vervaagt. De export of de database is wat een controle daadwerkelijk opent. Spreek met je boekhouder af waar die export landt, en zoek één keer een gewone vrijdag van vorig seizoen terug zonder de leverancier te bellen.
Wanneer is een kasboek niet meer genoeg?
Dat een kassa niet verplicht is, maakt een schriftje niet vanzelf een goede administratie op een vrijdagavond. In een restaurant lopen bestellingen via de bar, het terras en soms een zuil. In een snackbar komen de rij, de telefoon en de afhaal door elkaar. Een kasboek dat je na sluiting invult vanaf losse briefjes is wettelijk denkbaar en in de praktijk broos: regels ontbreken, de btw van alcohol en eten loopt door elkaar, en niemand kan nog zien welke tafel welke ronde had. Contant geld maakt dat gat groter, omdat er geen bankregel is die de verkoop alsnog bevestigt.
Een kassasysteem legt de verkoop vast op het moment dat hij gebeurt. De desktopkassa aan de balie houdt product, prijs, btw en betaalwijze bij. De mobiele kassa neemt diezelfde verkoop mee naar het terras, zodat een pinbetaling niet alsnog in een apart schrift belandt. Voor een restaurant is die combinatie meestal de kortste route naar een administratie die je op zaterdag nog kunt uitleggen. De kassa wordt daarmee geen wettelijke aankoop. Hij wordt het middel waarmee de plicht die er wél is, de controleerbare administratie van zeven jaar, niet blijft liggen tot na de dienst. Dit is een praktische uitleg, geen advies voor jouw aangifte.
